Platz für deine Pläne

Heute stellen wir euch ein sehr hilfreiches Tool vor, das euch helfen kann eure Pläne in die Tat umzusetzen: das Kanban-Board. Ein Kanban-Board ist eine Art Pinnwand für eure “to-do-Liste”. Sie wird in Firmen gerne von Teams verwendet, um Transparenz über den Status Quo zu schaffen, taugt aber auch super für den Privatgebrauch.

Das braucht ihr:

  • ein Übersichtsheftchen für alle Maßnahmen und Ideen (Logbuch)

  • eine für euch gut sichtbare Fläche für euer Board (Pinnwand, leere Wand, Tisch-Ablage, DinA4-Blatt…)

  • Post-Its oder andere Zettel (dann mit Tesa oder Pins)

 

So geht es:

VORBEREITUNGEN VOR DEM ERSTEN MAL

1) Setz dir Zwischenziele
Schau dir dein großes Ziel bzw. deine großen Ziele einzeln an und setz dir Zwischenziele dafür. Die Zwischenziele formuliert man am besten als positive Statusbeschreibung. Wenn du z.B. eine berufliche Veränderung vornehmen willst (Hauptziel), dann können “ich habe herausgefunden in welchem Beruf ich arbeiten will” oder “ich bin bewerbungsfit” konkrete Zwischenziele sein.

2) Fokussiere dich auf die nächsten Schritte
Sich zu fokussieren hilft ungemein, um vorwärts zu kommen. Schau dir deine Zwischenziele an und entscheide mit welchen du beginnen wirst. Oft bauen Dinge aufeinander auf und bevor du bspw. nicht weißt in welchem Beruf du arbeiten willst, macht es wenig Sinn sich zu bewerben. Manchmal müssen Dinge aber auch parallel laufen. Wähle ein Zwischenziel - oder falls zielführender zwei bis drei parallele Zwischenziele - aus und halte die notwendigen Schritte und Maßnahmen in deinem Logbuch fest. Für das Zwischenziel “Ich habe herausgefunden, was ich tun will”, kann das beispielsweise “ein Tag Probearbeiten” sein oder ein “Gespräch mit jemanden, der in einem spannenden Beruf arbeitet”. Diese Maßnahmen lassen sich dann je nach Geschmack nochmal in kleinere Unterschritte runterbrechen (Probearbeiten: Möglichkeiten recherchieren / Tina Müller anrufen / Termin vereinbaren / Probearbeiten).

 

ARBEITEN MIT DEM BOARD

3) Board erstellen
Erstelle dir ein Board mit den folgenden Kategorien:

  • to do / noch zu erledigen

  • in progress / gerade in Arbeit

  • waiting / Warteschleife

  • done / bereits erledigt

  • trash? / weg damit?

KatrinEckert_Kanban-leer.jpeg

Je nachdem was für euch und eure Arbeitsweise am passendsten ist, gibt es verschiedene Varianten euer Board zu erstellen. Wenn ihr die meiste Zeit an einem festen Platz arbeitet, dann könnt ihr es dort an der Wand befestigen - bspw. an einer Pinnwand oder mit Tapes und Post-Its direkt an der Wand. Solltet ihr immer wieder an unterschiedlichen Orten arbeiten, dann ist eine DinA4 (oder zusammengeklebte DinA3)-Variante super, die ihr dann immer bei euch tragen könnt.

4) Board befüllen
Nimm eine gute Anzahl an Aufgaben, die du dir für einen bestimmten Zeitraum (eine Woche / ein Monat) vornimmst in die erste Spalte auf. Eine gute Anzahl ist so, dass dich die Menge nicht lähmt, aber dich zugleich ausreichend fordert dran zu bleiben.

KatrinEckert_Kanban-Beispiel.jpeg

5) Arbeite an deinen Zielen
Lass die Zettel durch die einzelnen Spalten wandern und freue dich darüber wie die “done”-Spalte wächst. Sollte sich herausstellen, dass Aufgaben nicht mehr nötig sind oder aktuell nicht erledigt werden können, dann leg sie im Fragezeichen-Feld ab.

6) Abschluss (& Neustart)
Am Ende des von dir festgelegten Zeitraums kannst du das Board leeren. Schau dir zunächst die Aufgaben im Fragezeichen-Feld und ggf. auch unerledigt Dinge im “to do”-Feld an. Können die ganz weg oder stehen sie zu einem späteren Zeitpunkt an? Je nachdem kannst du sie in den Müll oder ins Logbuch wandern lassen. Aufgaben “in progress” bleiben stehen und bei “waiting” Aufgaben kannst du schauen, ob du was tun kannst, um das Warten zu verkürzen. Ansonsten bleiben auch sie dort stehen. Zum Abschluss überlege ob deine Planung für diesen Zeitraum gut war oder ob du dir zu viel (oder zu wenig) vorgenommen hast. Lerne daraus fürs nächste Mal.

7) Yeah - I did it!
Ein letzter wichtiger Schritt bevor du das Board wieder neu befüllst: feiere dich für deine Erfolge. Schau dir all die Zettel an, die du bereits erledigt hast und mach dir bewusst, dass du deinem großen Ziel wieder ein paar Schritte näher gekommen bist! Belohn dich dafür mit etwas, das dir gut tut: iss ein Stück Schokolade, kauf dir Blumen, nimm dir eine halbe Stunde Auszeit oder gönn dir eine Runde Bewegung. Der Trick ist nämlich: wenn man die Zwischenschritte gebührend feiert, so tankt man damit Selbstvertrauen und Motivation für den weiteren Weg und geht viel beschwingter an die nächsten Aufgaben.

In diesem Sinne: viel Spaß beim Umsetzen eurer Pläne!

Tools, Ziele, KanbanKatrin Eckert